Nowelizacja KSH 2022 – zmiany w zasadach sprawowania nadzoru korporacyjnego

13 października 2022 r. wchodzi w życie Nowelizacja KSH[1], która w sposób znaczący wzmacnia pozycję rad nadzorczych w spółkach kapitałowych. Nowe uprawnienia, uzyskiwane przez rady nadzorcze spółek kapitałowych (oraz dyrektorów niewykonawczych w prostej spółce akcyjnej) zostały skorelowane z nowymi obowiązkami rad nadzorczych oraz zarządów. Nowe uprawnienia i obowiązki związane ze sprawowaniem nadzoru właścicielskiego w spółkach kapitałowych zostały dodatkowo wzmocnione wprowadzeniem do KSH sankcji karnych za nieudzielenie radzie nadzorczej lub jej doradcy informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień. Nowelizacja KSH zakłada również profesjonalizację członków rad nadzorczych spółek kapitałowych.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady związane za sprawowaniem nadzoru właścicielskiego w spółkach kapitałowych po wejściu w życie Nowelizacji KSH.

1.Obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności rady nadzorczej.

Nowym, szczególnym obowiązkiem rad nadzorczych, wprowadzonym przez Nowelizację KSH jest obowiązek sporządzenia przez sprawozdania ze swojej działalności za ubiegły rok obrotowy. Sprawozdanie to, rada nadzorcza składa zgromadzeniu wspólników (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością) lub walnemu zgromadzeniu (w spółce akcyjnej). Analogiczny obowiązek wprowadzono w stosunku do dyrektorów niewykonawczych w prostej spółce akcyjnej, którzy składają swoje sprawozdanie walnemu zgromadzeniu.

W przypadku spółki akcyjnej, ustawodawca szczegółowo określił obligatoryjne elementy sprawozdania rady nadzorczej. Analogicznej regulacji nie wprowadzono w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ani prostej spółki akcyjnej. Tym samym to rady nadzorcze tych spółek mogą same zdecydować o tym, jakie informacje znajdą się w ich sprawozdaniach. Informacje uwzględnianie w sprawozdaniach rad nadzorczych spółek z ograniczoną odpowiedzialną oraz prostych spółek akcyjnych powinny być odpowiednie do rodzaju i zakresu prowadzonej przez nie działalności gospodarczej, a także oczekiwań ich wspólników.

Sprawozdanie rady nadzorczej spółki akcyjnej powinno zawierać m.in.:

• ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego;
• ocenę realizacji przez zarząd obowiązków informacyjnych wobec rady nadzorczej;
• ocenę sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd zażądanych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień;
• informację o łącznym wynagrodzeniu należnym doradcom rady nadzorczej od spółki z tytułu wszystkich badań zleconych przez radę nadzorczą w trakcie roku obrotowego.

2.Udział kluczowego biegłego rewidenta w posiedzeniu rady nadzorczej.

Kolejną nowością wprowadzoną przez Nowelizację KSH jest obowiązek udziału kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej, którego przedmiotem jest ocena sprawozdania finansowego spółki, sprawozdania zarządu oraz wniosków dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty, a także sporządzenie sprawozdania rady nadzorczej.

Obowiązek ten odnosi się wyłączenie do spółek kapitałowych, których sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta na mocy ustawy. W takim przypadku, rada nadzorcza zawiadamia kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie finansowe o terminie posiedzenia rady nadzorczej z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem.

Rolą kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej, podczas posiedzenia rady nadzorczej, jest przedstawienie radzie nadzorczej sprawozdania z badania sprawozdania finansowego spółki. W szczególności, biegły dokonuje oceny oświadczenia o zdolności spółki do kontynuowania działalności, a także udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.

Analogiczne rozwiązanie wprowadzono do prostej spółki akcyjnej, przy czym zawiadomienie o posiedzeniu kieruje do kluczowego biegłego rewidenta rada dyrektorów lub jej komitet. Odpowiednio, biegły uczestniczy w posiedzeniu rady dyrektorów lub jej komitetu oraz udziela odpowiedzi na pytania dyrektorów prostej spółki akcyjnej.

3.Prawo żądania informacji.

Nowelizacja KSH w sposób precyzyjny określa: zakres informacji oraz dokumentów, których ujawnienia może domagać się rada nadzorcza, krąg podmiotów obowiązanych do ich ujawnienia, termin wykonania obowiązku, sankcję za odmowę wykonania obowiązków wobec rady nadzorczej.

W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może nie tylko badać wszystkie dokumenty spółki, ale także żądać udzielania określonych informacji lub wyjaśnień, sporządzenia sprawozdania. Rada nadzorcza jest również uprawniona do dokonywania rewizji stanu majątku spółki. Rada nadzorcza może żądać dokumentów, informacji, wyjaśnień czy sprawozdań dotyczących nie tylko samej spółki, ale również spółek zależnych oraz spółek powiązanych.

Nowelizacja KSH znacząco poszerzyła krąg podmiotów zobowiązanych do udzielania radzie nadzorczej informacji. Należą do niego: (i) zarząd, (ii) prokurenci, (iii) osoby zatrudnione w spółce na podstawie umowy o pracę, (iv) osoby wykonujące na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze. Nowelizacja KSH stwarza więc po stronie rady nadzorczej uprawnienie do domagania się określonych informacji nie tylko od podmiotów zatrudnionych w wewnętrznych strukturach spółki, ale również od podmiotów trzecich. Co istotne, uprawnienie rady nadzorczej jest uprawnieniem samodzielnym, które może być realizowane bez udziału zarządu spółki.

Informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia są przekazywane radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania do organu lub osoby obowiązanej. W swoim żądaniu, rada nadzorcza może określić jednak dłuższy termin.

Analogiczne uprawnienie przyznano dyrektorom niewykonawczym w prostej spółce akcyjnej.

Zwrócić należy przy tym uwagę, że powyższe regulacje mają charakter bezwzględnie obowiązujący. Oznacza to, że nie jest możliwe ograniczenie wskazanych uprawnień rady nadzorczej (dyrektorów nie wykonawczych) w umowie spółki lub statucie.

Niewykonanie powyższych obowiązków w określonym terminie lub przekazanie informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień w sposób niezgodny ze stanem faktycznym, zatajenie danych wpływających w istotny sposób na treść informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień zostało zagrożone karą grzywny lub karą ograniczenia wolności.

4.Nowe obowiązki informacyjne zarządu wobec rady nadzorczej w spółce akcyjnej.

W spółce akcyjnej, obok możliwości żądania informacji i dokumentów przez radę nadzorczą, wprowadzono obowiązek informowania rady nadzorczej przez zarząd, bez dodatkowego wezwnia, o określonych sprawach dotyczących spółki, jej spółek zależnych oraz spółek powiązanych.

Zarząd jest obowiązany do udzielenia radzie nadzorczej informacji o:

• uchwałach zarządu i ich przedmiocie;
• sytuacji spółki (a także spółek zależnych oraz spółek powiązanych), w tym w zakresie jej majątku, a także istotnych okolicznościach z zakresu prowadzenia spraw spółki, w szczególności w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym;
• postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki (a także spółek zależnych oraz spółek powiązanych), przy czym powinien wskazać na odstępstwa od wcześniej wyznaczonych kierunków, podając zarazem uzasadnienie odstępstw;
• transakcjach oraz innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki (a także spółek zależnych oraz spółek powiązanych), w tym na jej rentowność lub płynność;
• zmianach uprzednio udzielonych radzie nadzorczej informacji, jeżeli zmiany te istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację spółki (a także spółek zależnych oraz spółek powiązanych).

Informacje dotyczące uchwał zarządu, sytuacji spółki oraz postępach w realizacji rozwoju działalności spółki, zarząd przekazuje na każdym posiedzeniu rady nadzorczej, chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej.

Informacje dotyczące transakcji lub zdarzeń wpływających na sytuacją finansową spółki oraz zmianach w udzielonych informacji o istotnym znaczeniu dla sytuacji spółki, zarząd przekazuje radzie nadzorczej niezwłocznie po wystąpieniu określonych zdarzeń lub okoliczności.

5.Komitet rady nadzorczej.

W treści Nowelizacji KSH w sposób wyraźny uregulowano możliwość ustanawiania uchwałą rady nadzorczej doraźnych lub stałych komitetów rady nadzorczej w spółce akcyjnej oraz w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. W odniesieniu do prostej spółki akcyjnej taka możliwość była już uregulowana na podstawie obecnych przepisów, jednak komitet powoływany jest na podstawie regulaminu organu lub umowy spółki.

Komitet rady nadzorczej może podejmować czynności nadzorcze, chyba, że rada nadzorcza w treści uchwały wyłączy taką możliwość.

6.Doradca rady nadzorczej.

Nowelizacja KSH wprowadza do polskiego porządku uprawnienie do powołania przez radę nadzorczą w spółkach kapitałowych swojego doradcy. Co istotne, rada nadzorcza jest uprawniona do zawarcia umowy z takim doradcą. Działanie rady nadzorczej w celu powołania doradcy nie wymaga więc współpracy z zarządem (który co do zasady reprezentuje spółkę).

Statut spółki akcyjnej oraz umowa spółki prostej spółki akcyjnej może wyłączyć albo ograniczyć prawo rady nadzorczej do zawierania umów z doradcą rady nadzorczej, w szczególności przez upoważnienie walnego zgromadzenia do określenia maksymalnego łącznego kosztu wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, który spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, uprawnienie do powołania doradcy rady nadzorczej przysługuje tylko wtedy, gdy umowa spółki tak stanowi.

Nowelizacja KSH wzmacnia dodatkowo pozycję rady nadzorczej, wprowadzając sankcje karne za doprowadzenie do tego, że zarząd nie zapewnia doradcy rady nadzorczej dostępu do dokumentów, nie udziela mu żądanych informacji, przekazuje je niezgodne ze stanem faktycznym, lub zataja dane wpływające w istotny sposób na treść tych informacji lub dokumentów.

7.Zasady zwoływania, odbywania i protokołowania posiedzeń rady nadzorczej.

Nowelizacja KSH w sposób szczegółowy  reguluje zasady funkcjonowania rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i spółce akcyjnej, w tym między innymi roli przewodniczącego rady nadzorczej oraz zasad zwoływania i odbywania posiedzeń rady nadzorczej.

Nowelizacja KSH znacząco wzmacnia i akcentuje pozycję ustrojową przewodniczącego rady nadzorczej. Przewodniczący rady nadzorczej kieruje jej pracami, odpowiada za organizowanie pracy rady nadzorczej oraz zwoływania posiedzeń. Umowa spółki lub statut może przyznawać określone uprawnienia związane z organizacją rady nadzorczej i sposobem wykonywania przez nią czynności również innym jej członkom. Umowa spółki ani statut nie może natomiast ograniczyć tych uprawnień.

Nowelizacja KSH wprowadza również przepisy dotyczące zwoływania posiedzeń rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wprowadza dodatkowe regulacje w tym zakresie w spółce akcyjnej. Posiedzenia rady nadzorczej mają być zwoływane przez zaproszenia, w których oznacza się datę, godzinę i miejsce posiedzenia oraz proponowany porządek obrad, a także sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość podczas posiedzenia.

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej, Nowelizacja KSH przewiduje, że rada nadzorcza może podejmować uchwały również w sprawach nieobjętych proponowanym porządkiem obrad, jeżeli żaden z członków rady nadzorczej biorących udział w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi, chyba że umowa spółki lub statut spółki stanowią inaczej. Dotychczas, co do zasady, uznawana była możliwość rozszerzenia porządku obrad podczas posiedzenia rady nadzorczej (o ile regulacje wewnętrzne danej spółki nie zawierały w tym zakresie postanowień). Należy zwrócić uwagę, że rada nadzorcza może odbywać posiedzenia również bez formalnego zwołania, jeżeli wszyscy członkowie wyrażą na to zgodę oraz nie zgłoszą sprzeciwu dotyczącego wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Nowelizacja KSH wprowadza ponadto obowiązek protokołowania uchwał rady nadzorczej w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością.

Ustawodawca przesądził również, że głosowania rady nadzorczej (w sp. z o.o. oraz w S.A.) są jawne. Umowa spółki, statut lub regulamin rady nadzorczej może zawierać odmienne uregulowanie tych kwestii.

8.Transakcje z podmiotami powiązanymi.

W spółce akcyjnej, Nowelizacja KSH wprowadza ustawowy wymóg wyrażenia przez radę nadzorczą zgody na zawarcie transakcji przez spółkę ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną, jeśli jej wartość zsumowana wartość wszystkich transakcji zawieranych z tą samą spółką w danym roku obrotowym przekracza 10% sumy aktywów spółki na podstawie sprawozdania finansowego spółki za poprzedni rok obrotowy. Statut spółki może jednak wyłączać konieczność uzyskania zgody rady nadzorczej w tym przypadku. Postanowienie wyłączające stosowanie wskazanej normy prawnej powinno zostać, dla swojej skuteczności, wprost wyartykułowane w treści statutu.

Przed podjęciem decyzji o wyrażeniu zgody na zawarcie takiej transakcji określonej, zarząd spółki ma obowiązek udzielić radzie nadzorczej informacji m.in. o:

• charakterze powiązań między spółką a pozostałymi stronami transakcji;
• przedmiocie transakcji;
• wartości transakcji;
• okolicznościach niezbędnych do oceny, czy transakcja jest uzasadniona interesem spółki.

W przypadku transakcji, których przedmiotem są świadczenia powtarzające się, spełniane na podstawie umowy zawartej na czas nieokreślony, za wartość transakcji uznaje się sumę świadczeń przewidzianych w umowie w pierwszych trzech latach jej obowiązywania.

Przepisów tych nie stosuje się do spółek publicznych (w których transakcje z podmiotami powiązanymi uregulowane są odrębnie), oraz spółek należących do grup spółek.

[1] Ustawa z dnia 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (dalej: „Ustawa” lub „Nowelizacja KSH.”).

POBIERZ PDF