Powraca temat „sygnalistów”

Nowe obowiązki dla podmiotów zatrudniających od 50 osób

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się właśnie nowy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. „sygnalistów”, „whistleblowers”). Projektowana ustawa ma nałożyć obowiązek wdrożenia lokalnych procedur i poufnych kanałów zgłaszania naruszeń prawa m.in. na:

• podmioty prywatne zatrudniające co najmniej 50 osób,
• podmioty działające w sektorze finansowym, niezależnie od liczby pracowników (m.in. banki, fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji, fundusze powiernicze, towarzystwa emerytalne, fundusze emerytalne, domy maklerskie, towarzystwa funduszy inwestycyjnych),
• podmioty publiczne, niezależnie od liczby pracowników (z wyłączeniem urzędów lub jednostek organizacyjnych gmin lub powiatów liczących mniej niż 10 000 mieszkańców).

Kiedy możemy spodziewać się nowych obowiązków?

Tak wczesne podjęcie prac nad nową ustawą przez obecne Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej to dobry prognostyk w opóźnionym już o ponad 2 lata procesie wdrażania postanowień Dyrektywy UE 2019/1937. Ministerstwo zdaje sobie sprawę z pilności zagadnienia, ponieważ, w opublikowanej wczoraj informacji, proponuje zastosowanie trybu odrębnego prac nad ustawą i przekazanie projektu bezpośrednio do rozpatrzenia przez Stały Komitet Rady Ministrów. Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to już pierwszy kwartał 2024 r.!

Nowy projekt skraca też proponowany termin wejścia przepisów w życie. Ustawa ma wejść w życie po upływie 1 miesiąca od dnia ogłoszenia i od tego czasu zobowiązane podmioty będą miały kolejny 1 miesiąc na wdrożenie odpowiednich kanałów zgłoszeń. Razem są to zatem tylko 2 miesiące od opublikowania ustawy w Dzienniku Ustaw.

Co to oznacza dla Ciebie?

Ministerstwo w niedużym stopniu zmieniło dotychczasowo dyskutowany projekt ustawy i wszystko wskazuje na to, że postara się go jak najszybciej wdrożyć. Oznacza to, że tematem tzw. „whistleblowingu” należy zainteresować się możliwie szybko. Projektowana ustawa nałoży bowiem na polskie podmioty prywatne oraz publiczne bardzo specyficzne obowiązki. Jeżeli jesteś:

• podmiotem zatrudniającym co najmniej 50 osób – będziesz musiał wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych, wyznaczyć bezstronny wewnętrzny podmiot przyjmujący zgłoszenia oraz utworzyć bezpieczny i poufny kanał przyjmowania zgłoszeń.
  • Uważaj! Jeżeli jesteś częścią grupy kapitałowej, może okazać się, że obecnie funkcjonujące rozwiązania grupowe są niewystarczające i niezgodne z projektowanymi przepisami. Na przykład angażowanie osób z centrali do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, które nie są zatrudnione w lokalnej spółce, może odbywać się tylko w ściśle określony sposób. Już teraz warto zatem ocenić lub zaprojektować swój system oraz przeprowadzić rozmowy z kadrą zarządzającą i korporacją, dając konkretne rekomendacje minimalizujące ryzyko indywidualnej odpowiedzialności karnej, którą przewiduje ustawa.
• podmiotem działającym w sektorze finansowym niezależnie od liczby pracowników – będziesz musiał dodatkowo uwzględnić konieczność spełnienia wymogów sektorowych z zakresu zgłaszania naruszeń takich jak ustawa o AML czy prawo bankowe.
• podmiotem publicznym – oprócz kanału wewnętrznego będziesz musiał także ustanowić kanał zewnętrzny – tj. taki w którym przyjmować będziesz zgłoszenia o naruszeniach prawa, które mają miejsce w innych podmiotach, w dziedzinach, które są w zakresie Twojego działania. Następstwem takiego zgłoszenia może być konieczność wszczęcia postępowanie kontrolnego czy wyjaśniającego, a niekiedy także złożenie zawiadomienia o przestępstwie.

Co nowego w projektowanej ustawie?

Po pierwsze, organem centralnym zajmującym się wspieraniem podmiotów publicznych w przyjmowaniu zgłoszeń ma być Rzecznik Praw Obywatelskich, a nie Państwowa Inspekcja Pracy. Zrezygnowano też ze wskazywania Policji i Prokuratury jako podmiotów właściwych do przyjmowania zgłoszeń dotyczących przestępstw. Przywrócono więc w tym zakresie wersję projektu opracowaną po uzgodnieniach międzyresortowych, opiniowaniu i konsultacjach publicznych.

Po drugie, wprowadzono możliwość (nie zaś obowiązek) wydawania zgłaszającemu zewnętrznie zaświadczeń o podleganiu ochronie przewidzianej w projektowanej ustawie. To krok w dobrą stronę, ponieważ proponowana wcześniej konstrukcja wydawania zaświadczeń budziła wiele zastrzeżeń co do zakresu czasowego ochrony sygnalisty, a także w zakresie konieczności składania przez sygnalistów oświadczeń o prawdziwości zgłaszanych informacji pod, rygorem odpowiedzialności za składanie fałszywych zeznań.

Sądząc po zapowiadanych zmianach, potwierdzają się głosy, że największe dyskusje o kształcie projektu toczą się w stosunku do obowiązków, które będą dotyczyły strony publicznej – a nie obowiązków nakładanych na podmioty prywatne. To kolejny argument, dlaczego sektor prywatny powinien zainteresować się wdrożeniem procedur już teraz. Przypominamy bowiem, że projekt za brak spełnienia określonych obowiązków przewiduje kary grzywny, ograniczenia, a nawet pozbawienia wolności – maksymalnie aż do 3 lat! Z naszego doświadczenia wynika, że system zgłaszania lepiej wdrożyć i “przetestować” wcześniej, jeszcze zanim wejdą w życie konkretne sankcje prawne za niedopełnienie wymagań ustawy.